Eventkoordinator

• Nutzungsanleitung für den Eventkoordinator

Nutzungsanleitung für den Eventkoordinator

Erreichbar unter: https://eventkoordinator.im.zam.haus/

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Erstellen eines Vorschlags

1. Neuen Vorschlag erstellen
2. Alle Felder in allen Tabs ausfüllen, mit Weiter auf bis auf den letzten Tab wechseln.
   1. Es kann zwischendurch gespeichert werden! Das Speichern reicht eine Einreichung noch nicht ein.
   2. Ein Bilderupload wird sofort gespeichert. Es kann nur ein Bild hochgeladen werden, ein neuer Upload ersetzt ein bereits vorhandenes Bild.
3. Im letzten Tab "Einreichung" falls nötig (falls ungespeicherte Änderungen vorhanden sind) noch einmal speichern, dann wird eine Checkliste angezeigt.
   1. Für die Einreichung müssen alle Checklistenpunkte in Ordnung sein
   2. Insbesondere die Einreichungsfrist ist zu beachten.
   3. Wenn alles in Ordnung ist, kann der "Einreichen"-Knopf geklickt werden, um die Einreichung abzuschicken.
   4. Nach dem Absenden können keine weiteren Änderungen mehr vorgenommen werden.
      1. Falls Änderungen notwendig sind, bitte die Kontaktadresse (siehe unten) anschreiben, die Moderatoren können euch eine Einreichung dann zur Bearbeitung wieder zurückgeben.

Wie geht es weiter?

Die Einreichung wird geprüft. 

Es gibt verschiedene mögliche weitere Schritte:

• Die Einreichung wird abgelehnt, wenn die Veranstaltung im ZAM nicht durchführbar ist.
• Die Einreichung kann durch die Moderatoren angepasst werden.
• Die Einreichung kann zur Anpassung zurückgegeben werden. Ihr seht unten unter der Einreichung die Kommentare der Reviewer. Ihr müsst nach Durchführung der Änderungen die Einreichung erneut absenden, damit sie berücksichtigt werden kann. 
• Die Einreichung kann angenommen werden, wenn die Angaben in Ordnung sind, danach folgt die Terminvereinbarung.

Terminvereinbarung

Ihr erhaltet Terminvorschläge via Mail.

Bitte ruft die Einreichung auf, geht auf den letzten Tab "Terminfestlegung":

... und klickt auf den vorgeschlagenen Termin. Danach bitte nach unten scrollen, und den Termin zusagen oder absagen: 

Der Termin wechselt dann auf den Status "GEPLANT". Ihr könnt mehr Termine zusagen, als ihr durchführen wollt, wenn ihr dem ZAM die Möglichkeit geben möchtet, die bestpassendsten Termine auszuwählen.

Sobald das ZAM einen zugesagten Termin in die Veröffentlichung aufnimmt, erhaltet ihr eine Benachrichtigungsmail.

Ggf. werdet ihr kurz vor einem Workshop erneut benachrichtigt, ob die notwendige Teilnehmerzahl erreicht wurde, und ob der Workshop bestätigt oder abgesagt wird.

Kontakt

Auf der Website des Eventkoordinators ist für jeden Einreichungsaufruf eine Mailadresse hinterlegt, an die ihr euch wenden könnt.

Dazu auf den Namen neben dem Punkt "Verantwortlich" klicken: