Workshops | Workflow von der Idee bis zur Werbung

Ablauf "Workshop / offenes Angebot im ZAM"

Gültig ab März 2026

Im Folgenden ist beschrieben, wie Workshops oder andere Angebote im ZAM in unser “Gesamtsystem” gelangen. Von der Idee übers Ticketing bis zur Werbung. Ziel ist, dass die Inhalte und Termine abgestimmt sind und die Angebote richtig übernommen werden und rechtzeitig weiterverarbeitet werden können.

1. Einreichung einer Idee durch die Dozent:innen

• cfp.zam.haus, dort:
• Definition Inhalt
• Auswahl Werkstatt bzw Ort deiner Wahl
• Wunschdatum und Alternative(n)
• Werbewirksames Bild
• Optional: Du schaust im PROGRAMM des ZAM, ob an diesem Tag ein Ereignis stattfindet, das mit deinem Vorhaben kollidieren könnte (wird später noch beim Schritt Review überprüft, vereinfacht die Planung aber insgesamt ;-)
• Achtung: Aktuelle Deadline für die Einreichung beachten (fürs 2. Trimester 2026 ist das der 15. März. 2026)

2.  Planung und Veröffentlichung

• Review (Prüfung) durch Werkstattleitungen WL, Künstlerische Leitung KL  und Geschäftsleitung GL hinsichtlich Inhalt
• Es wird eine Mindestteilnehmerzahl und der Preis festgelegt. 
• Terminabstimmung und finale Kurszusage mit bestimmtem Termin durch Geschäftsleitung an Dozentin oder Dozenten.
• GL trägt das abgestimmte Datum in den Belegungsplan (auf nextcloud) ein. Damit ist der Ort reserviert.
• Eintrag des Angebotes in das Buchungssystem (pretix, ticketing.zam.haus) durch GL
• Eintrag des Angebotes auf die Webseite PROGRAMM (wordpress, www.zam.haus) durch GL

3.  Durchführung und Nachbearbeitung

• Teilnehmende buchen selbständig den Kurs und zahlen vorab
• 5 Tage vor dem Kurs: Falls Mindestteilnehmerzahl erreicht ist, findet der Kurs statt
• GL sendet Teilnehmerliste an Dozent:innen, sobald Kurs ausgebucht ist; ansonsten am Veranstaltungstag
• Kursdurchführung durch Dozentin oder Dozent
• ggfalls Nachzahlung mit Terminal
• Dozentin oder Dozent fordern zum Feedback via qr-Code auf
  

4. PR-Team macht Werbung für Workshops

• PR-Team holt sich eine Woche vor Monatsanfang aus dem Veranstaltungskalender die Inhalte (Text / Daten / Bild) für
  • Monatsübersicht Instagram
  • evtl weitere Ankündigung als Posts / Stories auf Instagram
    
• Kursposter / Aushänge (manuelle Bearbeitung)
• Trimesterflyer wird mit Abschluss von Phase 2.) manuell gesetzt, Auflage 2.000
• Zoom:in: manueller Eintrag
• Newsletter: bringt Monatsübersicht des jeweils kommenden Monats und Hinweise zum Programm
• Blogpost auf Webseite: fallweise Erlebnisberichte o.ä.

Absagen

Absagen und Streichungen im Programm sind nicht schön, manchmal aber unvermeidlich.

• Minimale Teilnehmerzahl nicht erreicht (5 Tage vorher) stellt GL fest
• Dozent:in erkrankt (jederzeit möglich,...) GL umgehend Bescheid sagen 
• GL nimmt Kurs aus Pretix und Webseitenkalender heraus
• Teilnehmer werden per Mail benachrichtigt
• Streichung im Trimesterflyer ist nach dessen Veröffentlichung nicht mehr möglich