Verwaltung und Bürokratie

Mitglieder

Wie wird man Mitglied?

Wohin muss man sich bei Fragen und Änderungswünschen wenden?

Wie werden Beiträge gezahlt? SEPA Mandat/Lastschrift oder Überweisung?

Wie funktioniert diese technisch? 

Verwaltungssoftware/-plattform

Notwendige Funktionen und Eigenschaften wären:

• Zusammenarbeit: Web Lösung erwünscht
• Datenschutz: am besten die Daten in unserer Hand behalten (self-hosted) oder zumindest in .de/eu und gut gesichert
• Mitgliederverwaltung: Führt Liste von Mitgliedern
• Variable Beiträge: Beitrag kann pro Mitglied frei gewählt werden
• Buchhaltung: sollte neben Mitgliedsbeiträgen auch Spendenquittungen und komplexe Fälle abbilden können

Gewünschte Funktionen und Eigenschaften wären:

• Einstieg: schnell einzurichten und zu verstehen
• Import/Export: Wechsel zu anderen Programmen und Plattformen leicht möglich
• API: für eigene Erweiterungen und Anbindungen
• SSO Provider: aus der Platform heraus die Authentifizierung bei weiteren Diensten ermöglichen
• Self-Service: Mitglieder können ihre Daten selbst verwalten
• Veranstaltungen: Planen von Terminen, Ressourcen und Teilnehmenden
• Verleih und Inventar
• Physische Zugangsberechtigungen: zu Räumen und Maschinen
• Personalverwaltung: Gehalt, Urlaub usw.
• Kommunikationsmittel für Arbeitskreise
• Warenwirtschaftssystem für Betriebsmittel und Materialien
• Point-of-Sale Anbindung/Frontend

Optionen wären:

• Excel/Openoffice Dokument
  ✅ einfacher Einstieg
  ❌ umständliche Zusammenarbeit
  ❌ langfristig sehr umständlich / skaliert nicht
• Google Spreadsheet
  ✅ einfacher Einstieg
  ❌ Mitgliederdaten liegen bei Google -> Datenschutzerklärung muss Mitglieder darüber informieren
• jVerein
  🔶 mittelmäßiger Einstieg
  🔶 Zusammenarbeit ist kompliziert
  ✅ Umfassende Buchhaltungssoftware
  ❌ Veraltete Software, Entwicklung evt. eingestellt
• Byro
  🔶 mittelmäßiger Einstieg
  🔶 eingeschränkte Buchhaltung
  ✅ einfache Anpassungen möglich (in Django vom Shackspace entwickelt)
• OpenPetra
  🔶 mittelmäßiger Einstieg
  ❌ Software scheint (noch) einige Fehler zu haben
• Tendenci
  🔶 mittelmäßiger Einstieg
  🔶 scheint viel mehr zu Lösen wollen, als wir brauchen
• Fabman
  ✅ einfacher Einstieg
  ✅ Viele Makerspace/FabLab/Werkstatt bezogene Funktionen
  🔶 Keine umfassende Buchhaltung, aber ausreichend im Bezug auf Mitglieder und deren Werkstattnutzung.
  🔶 Kostet Geld
  🔶 Mitgliederdaten liegen nicht bei uns -> Datenschutzerklärung muss Mitglieder darüber informieren
• GNU Cash
  🔶 Komplizierter Einstieg
  ✅ Umfassende Buchhaltungssoftware
  🔶 Zusammenarbeit ist kompliziert
  ❌ Keine Mitgliederverwaltung

Angeschaut, aber für (vorerst) ungeeignet befunden: CiviCRM (Bedienung ist gruselig und es fehlt die Buchhaltung), hitobito (kann keine Beiträge und Buchhaltung), Fab-Manager (noch nicht ausgereift) und Odoo (kann alles, aber kein kostenloser Upgradepfad verfügbar).

Nicht angeschaut wurden SaaS-Lösungen (alles was nur in "der Cloud") läuft und reine Windows-Desktop Lösungen.

Maik 06.03.2021: Ich habe gerade gesehen, dass es für die Windows-Desktop-Software SPG Verein eine Nextcloud-App gibt. Wenn man die Datenbankfiles auf Nextcloud synchronisiert, hätte man damit zumindest direkt eine Lesemöglichkeit auf die Mitgliederdaten, ohne dass man alles in der Cloud halten muss.