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Verwaltung und Bürokratie

Mitglieder

Wie wird man Mitglied?

Wohin muss man sich bei Fragen und Änderungswünschen wenden?

Wie werden Beiträge gezahlt? SEPA Mandat/Lastschrift oder Überweisung?

Wie funktioniert diese technisch? 

Verwaltungssoftware/-plattform

Notwendige Funktionen und Eigenschaften wären:

  • Zusammenarbeit: Web Lösung erwünscht
  • Datenschutz: am besten die Daten in unserer Hand behalten (self-hosted) oder zumindest in .de/eu und gut gesichert
  • Mitgliederverwaltung: Führt Liste von Mitgliedern
  • Variable Beiträge: Beitrag kann pro Mitglied frei gewählt werden
  • Buchhaltung: sollte neben Mitgliedsbeiträgen auch Spendenquittungen und komplexe Fälle abbilden können

Gewünschte Funktionen und Eigenschaften wären:

  • Einstieg: schnell einzurichten und zu verstehen
  • Import/Export: Wechsel zu anderen Programmen und Plattformen leicht möglich
  • API: für eigene Erweiterungen und Anbindungen
  • SSO Provider: aus der Platform heraus die Authentifizierung bei weiteren Diensten ermöglichen
  • Self-Service: Mitglieder können ihre Daten selbst verwalten
  • Veranstaltungen: Planen von Terminen, Ressourcen und Teilnehmenden
  • Verleih und Inventar
  • Physische Zugangsberechtigungen: zu Räumen und Maschinen
  • Personalverwaltung: Gehalt, Urlaub usw.
  • Kommunikationsmittel für Arbeitskreise
  • Warenwirtschaftssystem für Betriebsmittel und Materialien
  • Point-of-Sale Anbindung/Frontend

Optionen wären:

  • Excel/Openoffice Dokument
    ✅ einfacher Einstieg
    ❌ umständliche Zusammenarbeit
    ❌ langfristig sehr umständlich / skaliert nicht
  • Google Spreadsheet
    ✅ einfacher Einstieg
    ❌ Mitgliederdaten liegen bei Google -> Datenschutzerklärung muss Mitglieder darüber informieren
  • jVerein
    🔶 mittelmäßiger Einstieg
    🔶 Zusammenarbeit ist kompliziert
    ✅ Umfassende Buchhaltungssoftware
    ❌ Veraltete Software, Entwicklung evt. eingestellt
  • Byro
    🔶 mittelmäßiger Einstieg
    🔶 eingeschränkte Buchhaltung
    ✅ einfache Anpassungen möglich (in Django vom Shackspace entwickelt)
  • OpenPetra
    🔶 mittelmäßiger Einstieg
    ❌ Software scheint (noch) einige Fehler zu haben
  • Tendenci
    🔶 mittelmäßiger Einstieg
    🔶 scheint viel mehr zu Lösen wollen, als wir brauchen
  • Fabman
    ✅ einfacher Einstieg
    ✅ Viele Makerspace/FabLab/Werkstatt bezogene Funktionen
    🔶 Keine umfassende Buchhaltung, aber ausreichend im Bezug auf Mitglieder und deren Werkstattnutzung.
    🔶 Kostet (viel) Geld
    🔶 Mitgliederdaten liegen nicht bei uns -> Datenschutzerklärung muss Mitglieder darüber informieren
  • GNU Cash
    🔶 Komplizierter Einstieg
    ✅ Umfassende Buchhaltungssoftware
    🔶 Zusammenarbeit ist kompliziert
    ❌ Keine Mitgliederverwaltung
  • ERPNext

Angeschaut, aber für (vorerst) ungeeignet befunden: CiviCRM (Bedienung ist gruselig und es fehlt die Buchhaltung), hitobito (kann keine Beiträge und Buchhaltung), Fab-Manager (noch nicht ausgereift) und Odoo (kann alles, aber kein kostenloser Upgradepfad verfügbar).

Nicht umfangreich angeschaut wurden SaaS-Lösungen (alles was nur in "der Cloud"):

läuft

Reine Windows-Desktop Lösungen.sungen wurden ignoriert.

Maik 06.03.2021: Ich habe gerade gesehen, dass es für die Windows-Desktop-Software SPG Verein eine Nextcloud-App gibt. Wenn man die Datenbankfiles auf Nextcloud synchronisiert, hätte man damit zumindest direkt eine Lesemöglichkeit auf die Mitgliederdaten, ohne dass man alles in der Cloud halten muss.

Inventarverwaltung

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