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Ideen zu Verwaltung und Bürokratie

Mitglieder

Wie wird man Mitglied?

Wohin muss man sich bei Fragen und Änderungswünschen wenden?

Wie werden Beiträge gezahlt? SEPA Mandat/Lastschrift oder Überweisung?

Wie funktioniert diese technisch? 

Verwaltungssoftware/-plattform

Notwendige Funktionen und Eigenschaften wären:

  • Zusammenarbeit: Web Lösung erwünschtnscht, alternativ Multi-User Lösung mit Client
  • Datenschutz: am besten die Daten in unserer Hand behalten (self-hosted) oder zumindest in .de/eu und gut gesichert
  • Mitgliederverwaltung:Mitgliederverwaltung
    • Führt Liste von Mitgliedern
    • Kontostand pro Mitglied / Mitgliedsbeiträge
    • Aufnahmeprozess durch Vorstand
    • SEPA-Lastschrift mit Mandatsformularen
    • Mailkommunikation
    • Variable Beiträge: Beitrag kann pro Mitglied frei gewählt werden
    • Buchhaltung:Tags/Filter für Mitgliederlisten und Gruppen
  • API: für eigene Erweiterungen und Anbindungen
    • Fab:Access
    • SSO
    • LDAP
    • ggf. Mailinglisten
  • Buchhaltung/Steuern:
    • Revisionssichere Ablage für Belege
    • Budgets
    • Sachkonten
    • Kostenstellen
    • USt
    • SKR49
    • Getrennte Buchhaltung für Zweckbetrieb/Spenden/Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb/Vermögensverwaltung
    • DATEV Schnittstelle
    • sollte neben Mitgliedsbeiträgen auch Spendenquittungen und komplexe Fälle abbilden können

Gewünschte Funktionen und Eigenschaften wären:

  • Einstieg:Buchhaltung/Steuern:
    • USt. Voranmeldung übermitteln
    • Warenwirtschaftssystem für Betriebsmittel und Materialien
    • Point-of-Sale Anbindung/Frontend
    • Steuererklärung und Jahresabschluss
  • Mitglieder:
    • Kommunikation: automatische Rückmeldung bei Überweisung
    • Self-Service: Mitglieder können ihre Daten selbst verwalten
  • Useability: schnell einzurichten und zu verstehen
  • Import/Export: Wechsel zu anderen Programmen und Plattformen leicht möglich
  • API:Orga: für eigene Erweiterungen und Anbindungen
  • SSO Provider: aus der Platform heraus die Authentifizierung bei weiteren Diensten ermöglichen
  • Self-Service: Mitglieder können ihre Daten selbst verwalten
    • Veranstaltungen: Planen von Terminen, Ressourcen und Teilnehmenden
      (Doppelung zu Website?)
    • Verleih und Inventar
    • PhysischeKommunikationsmittel Zugangsberechtigungen:für zuArbeitskreise
      • Räumen und Maschinen
  • Personalverwaltung: Gehalt, Urlaub usw.
  • Kommunikationsmittel für Arbeitskreise
  • Warenwirtschaftssystem für Betriebsmittel und Materialien
  • Point-of-Sale Anbindung/Frontend

Optionen wären:

  • Excel/Openoffice Dokument
    ✅ einfacher Einstieg
    ❌ umständliche Zusammenarbeit
    ❌ langfristig sehr umständlich / skaliert nicht
  • Google Spreadsheet
    ✅ einfacher Einstieg
    ❌ Mitgliederdaten liegen bei Google -> Datenschutzerklärung muss Mitglieder darüber informieren
  • jVerein
    🔶 mittelmäßiger Einstieg
    🔶 Zusammenarbeit ist kompliziert
    ✅ Umfassende Buchhaltungssoftware
    ❌ Veraltete Software, Entwicklung evt. eingestellt
  • Byro
    🔶 mittelmäßiger Einstieg
    🔶 eingeschränkte Buchhaltung
    ✅ einfache Anpassungen möglich (in Django vom Shackspace entwickelt)
  • OpenPetra
    🔶 mittelmäßiger Einstieg
    ❌ Software scheint (noch) einige Fehler zu haben
  • Tendenci
    🔶 mittelmäßiger Einstieg
    🔶 scheint viel mehr zu Lösen wollen, als wir brauchen
  • Fabman
    ✅ einfacher Einstieg
    ✅ Viele Makerspace/FabLab/Werkstatt bezogene Funktionen
    🔶 Keine umfassende Buchhaltung, aber ausreichend im Bezug auf Mitglieder und deren Werkstattnutzung.
    🔶 Kostet (viel) Geld
    🔶 Mitgliederdaten liegen nicht bei uns -> Datenschutzerklärung muss Mitglieder darüber informieren
  • GNU Cash
    🔶 Komplizierter Einstieg
    ✅ Umfassende Buchhaltungssoftware
    🔶 Zusammenarbeit ist kompliziert
    ❌ Keine Mitgliederverwaltung
  • ERPNext

Angeschaut, aber für (vorerst) ungeeignet befunden: CiviCRM (Bedienung ist gruselig und es fehlt die Buchhaltung), hitobito (kann keine Beiträge und Buchhaltung), Fab-Manager (noch nicht ausgereift) und Odoo (kann alles, aber kein kostenloser Upgradepfad verfügbar).

Nicht umfangreich angeschaut wurden SaaS-Lösungen (alles was nur in "der Cloud"):

Reine Windows-Desktop Lösungen wurden ignoriert.

Maik 06.03.2021: Ich habe gerade gesehen, dass es für die Windows-Desktop-Software SPG Verein eine Nextcloud-App gibt. Wenn man die Datenbankfiles auf Nextcloud synchronisiert, hätte man damit zumindest direkt eine Lesemöglichkeit auf die Mitgliederdaten, ohne dass man alles in der Cloud halten muss.

Inventarverwaltung

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