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Ideen zu Verwaltung und Bürokratie

Mitglieder

Wie wird man Mitglied?

Wohin muss man sich bei Fragen und Änderungswünschen wenden?

Wie werden Beiträge gezahlt? SEPA Mandat/Lastschrift oder Überweisung?

Wie funktioniert diese technisch? 

Verwaltungssoftware/-plattform

Notwendige Funktionen und Eigenschaften wären:

  • Zusammenarbeit: Web Lösung erwünschterwünscht, alternativ Multi-User Lösung mit Client
  • Datenschutz: am besten die Daten in unserer Hand behalten (self-hosted) oder zumindest in .de/eu und gut gesichert
  • Mitgliederverwaltung:Mitgliederverwaltung
    • Führt Liste von Mitgliedern
  • Kontostand pro Mitglied / Mitgliedsbeiträge
Aufnahmeprozess durch Vorstand SEPA-Lastschrift mit Mandatsformularen Mailkommunikation
Variable Beiträge: Beitrag kann pro Mitglied frei gewählt werden Buchhaltung:Tags/Filter für Mitgliederlisten und Gruppen API: für eigene Erweiterungen und Anbindungen
  • Fab:Access
SSO LDAP ggf. Mailinglisten Buchhaltung/Steuern:
  • Revisionssichere Ablage für Belege
Budgets Sachkonten Kostenstellen USt SKR49 Getrennte Buchhaltung für Zweckbetrieb/Spenden/Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb/Vermögensverwaltung DATEV Schnittstelle sollte neben Mitgliedsbeiträgen auch Spendenquittungen und komplexe Fälle abbilden können

Gewünschte Funktionen und Eigenschaften wären:

  • Einstieg:Buchhaltung/Steuern:
    • USt. Voranmeldung übermitteln
  • Warenwirtschaftssystem für Betriebsmittel und Materialien
Point-of-Sale Anbindung/Frontend Steuererklärung und Jahresabschluss Mitglieder:
  • Kommunikation: automatische Rückmeldung bei Überweisung
Self-Service: Mitglieder können ihre Daten selbst verwalten Useability: schnell einzurichten und zu verstehen Import/Export: Wechsel zu anderen Programmen und Plattformen leicht möglich API:Orga: für eigene Erweiterungen und Anbindungen SSO Provider: aus der Platform heraus die Authentifizierung bei weiteren Diensten ermöglichen Self-Service: Mitglieder können ihre Daten selbst verwalten
  • Veranstaltungen: Planen von Terminen, Ressourcen und Teilnehmenden
    (Doppelung zu Website?)
  • Verleih und Inventar
  • PhysischeKommunikationsmittel Zugangsberechtigungen:für zuArbeitskreise
Räumen und Maschinen Personalverwaltung: Gehalt, Urlaub usw. Kommunikationsmittel für Arbeitskreise Warenwirtschaftssystem für Betriebsmittel und Materialien Point-of-Sale Anbindung/Frontend

Optionen wären:

  • Excel/Openoffice Dokument
    ✅ einfacher Einstieg
    ❌ umständliche Zusammenarbeit
    ❌ langfristig sehr umständlich / skaliert nicht
  • Google Spreadsheet
    ✅ einfacher Einstieg
    ❌ Mitgliederdaten liegen bei Google -> Datenschutzerklärung muss Mitglieder darüber informieren
  • jVerein
    🔶 mittelmäßiger Einstieg
    🔶 Zusammenarbeit ist kompliziert
    ✅ Umfassende Buchhaltungssoftware
    ❌ Veraltete Software, Entwicklung evt. eingestellt
  • Byro
    🔶 mittelmäßiger Einstieg
    🔶 eingeschränkte Buchhaltung
    ✅ einfache Anpassungen möglich (in Django vom Shackspace entwickelt)
  • OpenPetra
    🔶 mittelmäßiger Einstieg
    ❌ Software scheint (noch) einige Fehler zu haben
  • Tendenci
    🔶 mittelmäßiger Einstieg
    🔶 scheint viel mehr zu Lösen wollen, als wir brauchen
  • Fabman
    ✅ einfacher Einstieg
    ✅ Viele Makerspace/FabLab/Werkstatt bezogene Funktionen
    🔶 Keine umfassende Buchhaltung, aber ausreichend im Bezug auf Mitglieder und deren Werkstattnutzung.
    🔶 Kostet (viel) Geld
    🔶 Mitgliederdaten liegen nicht bei uns -> Datenschutzerklärung muss Mitglieder darüber informieren
  • GNU Cash
    🔶 Komplizierter Einstieg
    ✅ Umfassende Buchhaltungssoftware
    🔶 Zusammenarbeit ist kompliziert
    ❌ Keine Mitgliederverwaltung
  • ERPNext

Angeschaut, aber für (vorerst) ungeeignet befunden: CiviCRM (Bedienung ist gruselig und es fehlt die Buchhaltung), hitobito (kann keine Beiträge und Buchhaltung), Fab-Manager (noch nicht ausgereift) und Odoo (kann alles, aber kein kostenloser Upgradepfad verfügbar).

Nicht umfangreich angeschaut wurden SaaS-Lösungen (alles was nur in "der Cloud"):

Reine Windows-Desktop Lösungen wurden ignoriert.

Maik 06.03.2021: Ich habe gerade gesehen, dass es für die Windows-Desktop-Software SPG Verein eine Nextcloud-App gibt. Wenn man die Datenbankfiles auf Nextcloud synchronisiert, hätte man damit zumindest direkt eine Lesemöglichkeit auf die Mitgliederdaten, ohne dass man alles in der Cloud halten muss.

Inventarverwaltung

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