Verwaltung und Bürokratie

Mitglieder

Wie wird man Mitglied?

Wohin muss man sich bei Fragen und Änderungswünschen wenden?

Wie werden Beiträge gezahlt? SEPA Mandat/Lastschrift oder Überweisung?

Wie funktioniert diese technisch?

Verwaltungssoftware/-plattform

Notwendige Funktionen und Eigenschaften wären:

Zusammenarbeit: Web Lösung erwünscht
Datenschutz: am besten die Daten in unserer Hand behalten (self-hosted) oder zumindest in .de/eu und gut gesichert
Mitgliederverwaltung: Führt Liste von Mitgliedern
Variable Beiträge: Beitrag kann pro Mitglied frei gewählt werden
Buchhaltung: sollte neben Mitgliedsbeiträgen auch Spendenquittungen und komplexe Fälle abbilden können

Gewünschte Funktionen und Eigenschaften wären:

Einstieg: schnell einzurichten und zu verstehen
Import/Export: Wechsel zu anderen Programmen und Plattformen leicht möglich
API: für eigene Erweiterungen und Anbindungen
SSO ~~Lösung:~~Provider: aus der Platform heraus die Authentifizierung ~~weitere~~bei weiteren Diensten ermöglichen
Self-Service: Mitglieder können ihre Daten selbst verwalten
Veranstaltungen: Planen von Terminen, Ressourcen und Teilnehmenden
Verleih und Inventar
Physische Zugangsberechtigungen: zu Räumen und Maschinen
Personalverwaltung: Gehalt, Urlaub usw.
Kommunikationsmittel für Arbeitskreise
Warenwirtschaftssystem für Betriebsmittel und Materialien
Point-of-Sale Anbindung/Frontend

Optionen wären:

Excel/Openoffice Dokument
✅ einfacher Einstieg
❌ umständliche Zusammenarbeit
❌ langfristig sehr umständlich / skaliert nicht
Google Spreadsheet
✅ einfacher Einstieg
❌ Mitgliederdaten liegen bei Google -> Datenschutzerklärung muss Mitglieder darüber informieren
jVerein
🔶 mittelmäßiger Einstieg
🔶 Zusammenarbeit ist kompliziert
✅ Umfassende Buchhaltungssoftware
❌ Veraltete Software, Entwicklung evt. eingestellt
Byro
🔶 mittelmäßiger Einstieg
🔶 eingeschränkte Buchhaltung
✅ einfache Anpassungen möglich (in Django vom Shackspace entwickelt)
OpenPetra
🔶 mittelmäßiger Einstieg
❌ Software scheint (noch) einige Fehler zu haben
Tendenci
🔶 mittelmäßiger Einstieg
🔶 scheint viel mehr zu Lösen wollen, als wir brauchen
Fabman
✅ einfacher Einstieg
✅ Viele Makerspace/FabLab/Werkstatt bezogene Funktionen
🔶 Keine umfassende Buchhaltung, aber ausreichend im Bezug auf Mitglieder und deren Werkstattnutzung.
🔶 Kostet Geld
🔶 Mitgliederdaten liegen nicht bei uns -> Datenschutzerklärung muss Mitglieder darüber informieren
GNU Cash
🔶 Komplizierter Einstieg
✅ Umfassende Buchhaltungssoftware
🔶 Zusammenarbeit ist kompliziert
❌ Keine Mitgliederverwaltung

Angeschaut, aber für (vorerst) ungeeignet befunden: CiviCRM (Bedienung ist gruselig und es fehlt die Buchhaltung), hitobito (kann keine Beiträge und Buchhaltung), Fab-Manager (noch nicht ausgereift) und Odoo (kann alles, aber kein kostenloser Upgradepfad verfügbar).

Nicht angeschaut wurden SaaS-Lösungen (alles was nur in "der Cloud") läuft und reine Windows-Desktop Lösungen.