How To: Mailingliste

Im ZAM nutzen viele Gruppen, Teams und Werkstätten Mailinglisten als ihre öffentliche Kontaktadresse, z. B. holzwerkstatt@zam.haus oder it@zam.haus.

Diese Anleitung hilft dir, öffentliche Anfragen richtig zu beantworten und zeigt dir, worauf du bei der Nutzung der Mailingliste achten solltest – auch wenn du kein IT-Profi bist.

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🔍 Was ist eine Mailingliste?

Eine Mailingliste ist wie eine gemeinsame E-Mail-Adresse für ein Team.
Wenn jemand an die Adresse der Liste schreibt, wird die Nachricht automatisch an alle Teammitglieder weitergeleitet, die in der Liste als Abonnent:innen eingetragen sind.

Die Abonnent:innen werden von den Team- und Werkstattleitungen in Absprache mit der IT-Gruppe gepflegt.

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📥 Was tun, wenn eine Anfrage reinkommt?

1. Bevor du antwortest: nachsehen und ggf. kurz abstimmen

Schau als erstes in deinem Postfach nach, ob schon eine Antwort vorliegt. Wenn du dir unsicher bist, ob oder wie die Anfrage beantwortet werden soll, sprich dich kurz im Mattermost-Teamchat ab. So vermeidest du doppelte Antworten oder Missverständnisse. Eine Absprache ist bei aufwändigeren Antworten auch hilfreich um doppelte Arbeit zu vermeiden.

Nutzte dazu euren Orga- oder Teamkanal auf Mattermost.

2. Beim Antworten: Mailingliste in CC setzen!

Wenn du antwortest, setze die Mailingliste immer in CC (Cc:-Feld).
So sehen alle anderen Teammitglieder, dass du geantwortet hast und was geantwortet wurde.
Das macht die Kommunikation transparent und vermeidet doppelte Antworten.

✅ Richtig:

• Antwort an: Person, die gefragt hat

• CC: die Mailingliste

❌ Falsch:

• Nur direkt an die Person antworten (niemand sonst sieht’s)

• Oder: Mailingliste ins BCC setzen (keine Transparenz)

Tipp: Manche Mailprogramme bieten beim Antworten die Möglichkeit, die Liste automatisch in CC zu setzen – schau mal in die Einstellungen. Meist heißt die Funktion "An Alle antworten" oder so ähnlich.

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✍️ Beispiel-Antwort

Hallo Max,

vielen Dank für deine Interesse and der Holzwerkstatt.

Wenn du möchtest, komm einfach zu unseren Öffnungzeiten vorbei – wir zeigen dir alles!
Die Öffnungszeiten findest du unter https://zam.haus/oeffnungszeiten

Viele Grüße  
Chris  
(im Namen des Werkstattteams)

[CC: holzwerkstatt@zam.haus]

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📌 Weitere Hinweise

• Jede:r im Team darf antworten – wichtig ist nur, dass ihr euch ggf. abstimmt.

• Interne Diskussionen zur Antwort (z. B. wer übernimmt was?) gehören nicht in die Mailingliste, sondern in Mattermost.

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🛠️ Hilfe & Kontakt

Wenn du Fragen zur Technik hast, melde dich im IT-Support Kanal auf Mattermost oder um in die Mailingliste aufgenommen zu  werden, bei deinem Orga- bzw. Teamkanal.

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Zusammenfassung

Was?	Wichtig!
Anfrage kommt rein	Schon beantwortet? ggf. im Mattermost-Kanal absprechen
Du antwortest	Mailingliste unbedingt in CC setzen!
Internes klären	Immer über Mattermost oder andere Teamtools
Öffentlich antworten	Freundlich, klar – du schreibst auch „für das Team“