Workshops | Workflow von der Idee bis zur Werbung

Ablauf "Workshop im ZAM"

Gültig ab März 2026

Im Folgenden ist beschrieben, wie Workshops oder andere Angebote im ZAM in unser “Gesamtsystem” gelangen. Von der Idee übers Ticketing bis zur Werbung. Ziel ist, dass die Inhalte und Termine abgestimmt sind und die Angebote richtig übernommen werden und rechtzeitig weiterverarbeitet werden können.

1. Einreichung einer Idee durch die Dozent:innen

cfp.zam.haus, dort:
Definition Inhalt
Auswahl Werkstatt bzw Ort deiner Wahl
Wunschdatum und Alternative(n)
Werbewirksames Bild
Optional: Du schaust im PROGRAMM des ZAM, ob an diesem Tag ein Ereignis stattfindet, das mit deinem Vorhaben kollidieren könnte (wird später noch beim Schritt Review überprüft, vereinfacht die Planung aber insgesamt ;-)
Achtung: Aktuelle Deadline für die Einreichung beachten (fürs 2. Trimester 2026 ist das der 15. März. 2026)

2. Planung und Veröffentlichung

Review (Prüfung) durch Werkstattleitungen WL, Künstlerische Leitung KL und Geschäftsleitung GL hinsichtlich Inhalt
Es wird eine Mindestteilnehmerzahl und der Preis festgelegt.
Terminabstimmung und finale Kurszusage mit bestimmtem Termin durch Geschäftsleitung an Dozentin oder Dozenten.
GL trägt das abgestimmte Datum in den Belegungsplan (auf nextcloud) ein. Damit ist der Ort reserviert.
Eintrag des Angebotes in das Buchungssystem (pretix, ticketing.zam.haus) durch GL
Eintrag des Angebotes auf die Webseite PROGRAMM (wordpress, www.zam.haus) durch GL

3. Durchführung und Nachbearbeitung

Teilnehmende buchen selbständig den Kurs und zahlen vorab
5 Tage vor dem Kurs: Falls Mindestteilnehmerzahl ~~erreicht,~~erreicht ist, findet der Kurs statt
GL sendet Teilnehmerliste an Dozent:innen, sobald Kurs ausgebucht ist; ansonsten am Veranstaltungstag
Kursdurchführung durch Dozentin oder Dozent
ggfalls Nachzahlung mit Terminal
Dozentin oder Dozent fordern zum Feedback via qr-Code auf

4. PR-Team macht Werbung für Workshops

PR-Team holt sich eine Woche vor Monatsanfang aus dem Veranstaltungskalender die Inhalte (Text / Daten / Bild) für
- Monatsübersicht Instagram
- evtl weitere Ankündigung als Posts / Stories auf Instagram
Kursposter / Aushänge (manuelle Bearbeitung)
Trimesterflyer wird mit Abschluss von Phase 2.) manuell gesetzt, Auflage 2.000
Zoom:in: manueller Eintrag
Newsletter: bringt Monatsübersicht des jeweils kommenden Monats und Hinweise zum Programm
Blogpost auf Webseite: fallweise Erlebnisberichte o.ä.

Absagen

Absagen und Streichungen im Programm sind nicht schön, manchmal aber unvermeidlich.

Minimale Teilnehmerzahl nicht erreicht (5 Tage vorher) stellt GL fest

Dozent:in erkrankt (jederzeit möglich,...) GL umgehend Bescheid sagen

GL nimmt Kurs aus Pretix und Webseitenkalender heraus

Teilnehmer werden per Mail benachrichtigt
Streichung im Trimesterflyer ist nach dessen Veröffentlichung nicht mehr möglich