Geschäftsordnung vom 21.04.2021

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Geschäftsordnung des Vorstands und des Beirats

Präambel

Diese Geschäftsordnung gilt für den Vorstand nach § 6 (3) der Satzung, den Beirat nach § 7 der Satzung, sowie die Leitung und Geschäftsführung nach § 10 (5) der Satzung. Sie regelt die interne Arbeitsweise und Aufgabenverteilung innerhalb dieser Gremien, das Verhältnis zwischen ihnen, ihre Versammlungen, und Verfahrensfragen innerhalb des Vereins.

In dieser Geschäftsordnung werden folgende Begriffe für die verschiedenen Gremienzusammensetzungen verwendet:

• Vorstand: dreiköpfiges Gremium gemäß § 6 (1) der Satzung
• Beirat: siebenköpfiges Gremium gemäß § 7 (1) der Satzung.
• Beiräte: die vier Mitglieder des Beirats, die nicht Mitglieder des Vorstands sind.

§ 1 Allgemeine Sitzungsregeln

Die folgenden Regelungen gelten für alle Versammlungen von Beirat oder Vorstand (im Folgenden „Gremium" genannt) gleichermaßen.

1. Die Tagesordnung wird von der jeweiligen Versammlungsleitung aufgestellt. Sie muss alle Anträge der Gremiumsmitglieder enthalten, die bis 8 Tage vor der Sitzung bei der Versammlungsleitung eingegangen sind.
2. Die Einladung zu Versammlungen mit Bekanntgabe der Tagesordnung muss bis 7 Tage vor dem Sitzungstermin erfolgen. Von der Frist kann abgewichen werden, wenn alle stimmberechtigten Gremienmitglieder sich damit in Schriftform einverstanden erklären.
3. Gegenstand von Beratung und Abstimmung sind nur die in der Tagesordnung festgelegten Punkte. Angelegenheiten, die nicht in der Tagesordnung enthalten sind, werden zur Beratung und Beschlussfassung nur zugelassen, wenn alle stimmberechtigten Mitglieder des Gremiums der Ergänzung des Themas zustimmen. Von bei der Sitzung abwesenden Mitgliedern kann diese Zustimmung auch nachträglich in Textform eingeholt werden, wobei entsprechende Beschlüsse erst mit erfolgter Zustimmung gültig werden. Zur eigentlichen Abstimmung über den Tagesordnungspunkt sind nur die anwesenden Mitglieder des Gremiums berechtigt.
4. Von allen Sitzungen ist ein Protokoll anzufertigen. Es muss Datum und Uhrzeit der Sitzung enthalten, eine Anwesenheitsliste mit Namen der teilnehmenden Personen, die Feststellung der Beschlussfähigkeit, die Tagesordnung, Anträge zur Tagesordnung, sowie die Beschlüsse unter Angabe des jeweiligen Abstimmungsergebnisses. Das Protokoll ist binnen maximal 14 Tagen, jedoch spätestens 48 Stunden vor der nächsten Sitzung jeder zur Teilnahme an der Sitzung berechtigten Person zur Verfügung zu stellen. Jede dieser Personen kann innerhalb von weiteren zwei Wochen nach Zurverfügungstellung in Textform Einwände erheben. Über diese Einwände wird auf der folgenden Sitzung desselben Gremiums entschieden. Sollten bis zum Ablauf der Frist keine Einwendungen erhoben werden, gilt das Sitzungsprotokoll als genehmigt.
5. Sofern die Mitgliederversammlung ein Vereinsmitglied zur Schriftführung bestellt hat, das nicht selbst Mitglied des Gremiums ist, ist dieses Vereinsmitglied mit Sitz- und Rederecht zu den Versammlungen einzuladen und mit der Protokollführung zu beauftragen. Falls diese Protokollführung verhindert ist, oder wenn vertrauliche Themen verhandelt werden, insbesondere Personalfragen, ist zu Beginn der Sitzung eine andere an der Versammlung teilnehmende Person mit der Protokollführung zu beauftragen. Diese Person darf nicht mit der Versammlungsleitung identisch sein.
6. Beschlüsse im Umlaufverfahren per E-Mail sind zulässig. Der 1. Vorstand legt die Frist zur Zustimmung zu einer Beschlussvorlage im Einzelfall fest. Sie beträgt im Regelfall 10 Tage ab Zugang der Email, in dringenden Fällen kann sie jedoch auf mindestens 3 Tage reduziert werden. Die Email gilt mit Absendung als zugegangen, außer es ist ein technisches Problem nachweisbar, das die Zustellung verhindert oder verzögert hat. Widerspricht ein stimmberechtigtes Versammlungsmitglied innerhalb der Frist, muss der 1. Vorstand zu einer Sitzung einladen.

§ 2 Sitzungen des Vorstands

1. Der 1. Vorstand leitet die Sitzungen des Vorstands. Ist der 1. Vorstand verhindert, leitet der 2. Vorstand die Sitzung.
2. Vorstandssitzungen finden nach Bedarf statt, jedoch mindestens einmal jährlich. Auf Antrag eines Vorstandsmitglied muss eine Sitzung einberufen werden.
3. Die Sitzungen des Vorstands sind nicht öffentlich. Die Zulassung weiterer Personen kann der Vorstand mit einfacher Mehrheit beschließen.
4. Stimmberechtigt sind nur Vorstände gemäß § 6 der Satzung. Eine Übertragung des Stimmrechts ist ausgeschlossen.

§ 3 Sitzungen des Beirats

1. Der 1. Vorstand leitet die Sitzungen des Beirats. Ist der 1. Vorstand verhindert, leitet der 2. Vorstand die Sitzung.
2. Sitzungen des Beirats finden nach Bedarf statt, mindestens jedoch 4 mal im Jahr. Die Termine werden vom Vorstand festgelegt.
3. Die Sitzungen des Beirats sind nicht öffentlich. Die Zulassung weiterer Personen kann der Beirat mit einfacher Mehrheit beschließen. Die Mitglieder der Leitung, der Geschäftsführung und weiterer Teams (siehe § 6) nehmen regelmäßig an den Sitzungen teil. Zur Beratung vertraulicher Personalangelegenheiten ist der Teilnehmerkreis jedoch auf die Vorstände und Beiräte begrenzt.
4. Stimmberechtigt sind nur die Mitglieder des Beirats. Eine Übertragung des Stimmrechts ist ausgeschlossen.

§ 4 Übertragung von Aufgaben an Dritte

Vorstandsmitglieder nach § 26 BGB können mit Einwilligung des Vorstands, unter Beibehaltung ihrer Verantwortung für ihren Geschäftsbereich, Dritte mit der Erledigung bestimmter Aufgaben beauftragen. Das zuständige Vorstandsmitglied übernimmt für die beauftragten Personen die notwendigen Kontroll- und Überwachungsaufgaben.

§ 5 Leitung und Geschäftsführung

Nach § 10 (5) ist die Erledigung der laufenden Geschäfte einer vom Verein angestellten Geschäftsführung zu übertragen. Während der ersten 18 Monate des Vereinsbetriebs, bzw. bis eine entsprechende Finanzierung etabliert und der Makerspace eröffnet ist, bleibt dies optional. Dies gilt ebenso für die Technische und die Künstlerische Leitung.

§ 6 Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung

Die Zuständigkeiten der einzelnen Vorstände sind in der Satzung geregelt.

Der Beirat einigt sich über thematische Zuständigkeiten der einzelnen Beiräte und dokumentiert diese. Sie sind im Rahmen der Beiratsbeschlüsse berechtigt, die ihnen zugeordneten Themen eigenständig zu bearbeiten und erstatten dem Beirat darüber Bericht.

Der Beirat kann Teams bilden, die vorübergehend oder dauerhaft eigenständig die ihnen zugewiesenen Aufgaben übernehmen. Der Beirat benennt die Mitglieder der Teams aus dem Kreis der Vereinsmitglieder. Alle Team-Mitglieder sind dem Beirat gegenüber berichtspflichtig und an seine Beschlüsse gebunden.

§ 7 Inkrafttreten

Die vorliegende Geschäftsordnung tritt mit Beschluss des Beirats vom 21.04.2021 in Kraft.